التوجيه الإداري

التوجيه الإداري

د. سُمية عيد

تتمثل الوظيفة التالية في الإدارة بعد الانتهاء من صياغة خطط المنظمة وبناء هيكلها التنظيمي وتوظيف العاملين فيها، في توجيه المرؤوسين باتجاه تحقيق الأهداف التنظيمية، حيث يكون من واجب المدير تحقيق أهداف المنظمة من خلال إرشاد المرؤوسين وتحفيزهم، ويُمكن التعرف على التوجيه الإداري كما يلي:

مفهوم التوجيه الإداري

لقد أُشير إلى التوجيه على إنه: " إرشاد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال بغية تحقيق أهداف المنظمة؛ لضمان سلامة تطبيق الخطط المرسومة وحسن استخدام العلاقات التنظيمية كالسلطة وهو العمل المستمر من قبل المدير، الذي يلازم تنفيذ الأهداف والأعمال، عن طريق قيادة حكيمة تستنير بآراء المنفذين الذين يكونون على صلة أوثق بالأعمال في ظل نظام محكم للاتصالات يربط بين مختلف الوظائف الإدارية للعاملين " ([1]).

ويُعرّف التوجيه على إنه: " الاتصال بالمرؤوسين و إرشادهم للعمل لتحقيق الأهداف المتوخاة" ([2]).

ويُعرّفه عدد من الإداريين على إنه: " الاتصال بالموظفين والمعلمين عن طريق رؤسائهم لإرشادهم بالعمل؛ لتحقيق الأهداف المرجوة" ([3]).

بينما عرفه آخرون بأنه " العملية التي يتم بها الاتصال بالعاملين من مرؤوسيهم؛ لإرشادهم وترغيبهم، وتنسيق جهودهم وقياداتهم لتحقيق الأهداف"([4]) .

في حين تم تعريفه على إنه: " العمل الذي يقوم به الرؤساء اتجاه المرؤوسين؛ لتحديد الطريق الصحيح المتجه إلى الهدف مباشرة وذلك عن طريق نقل الخبرات السابقة أو تصحيح بعض الأفكار لدي المرؤوسين بغية تحقيق ما هو مخطط له" ([5]).

ويرى بعض الكتاب أن وظيفة التوجيه هي"  الوظيفة الإدارية الأولى على أساس أن المدير يمكن أن يعهد بكثير من أعباء الوظائف الأخرى إلى الغير، ولكنه لا يستطيع أن يتخلى عن مسؤولية التوجيه والعاملين ويربط البعض بين التوجيه والرقابة باعتبار أن الرقابة تحدد مدى التوجيه واتجاهاته" ([6]).

هذا ويرى آخرون إن التوجيه هو:  "الوظيفة الثالثة من والوظائف الرئيسة للمدير، وهوعملية التأثير على سلوك الأفراد لضمان تركيز جهودهم وتعبئة طاقاتهم حول الهدف المقصود فهو يتضمن استخدام السلطة والمسؤولية الحائز عليها المسير؛ لأن حقه في السلطة ومكانته في السلك الوظيفي يجعل الآخرين يحترمون ما يصدر عنه من توجيهات وإرشادات"([7]).

كم أُشير إلى التوجيه على إنه : " عملية يتم من خلالها إبلاغ الأفراد بما يجب عمله ومعرفته، والتأكد من أن كل فرد يبذل قصارى جهده في إنجاز العمل " ([8]).

عناصر التوجيه:

ينطوي التوجيه بصفة أساسية على عدد من العناصر كما يلي ([9]): 

1.    تحديد واجبات الأفراد.

2.    شرح إجراءات تنفيذ كل عمل.

3.    النصح والإرشاد المستمر.

4.    تشجيع الأفراد.

5.    التأكد من تنفيذ أي إجراء تصحيح ووضعه لحل المشكلات والانحرافات.

6.    إصدار الأوامر والتعليمات.

7.    وجود علاقة مباشرة بين الرئيس والمرؤوسين كأفراد أو جماعة .

أهداف التوجيه الإداري:

يُمكن إجمال أهداف التوجيه الإداري بالآتي ([10]):

1.    تحسين الأداء .

2.    تقييم العمل الإداري وتقديم الاقتراحات لتحسينها .

3.    تطوير النمو المهني والفني للعاملين وتحسين مستويات أدائهم.

4.    تحسين استغلال وتوجيه الإمكانات البشرية والمادية.

أهمية التوجيه الإداري

تتمثل أهمية التوجيه الإداري كونه الوظيفة التي تعكس حسن أو سوء أداء العملية الإدارية كلها، فبعد أن يتم تحديد الأهداف وتوزع الواجبات بوضع الفرد المناسب في المكان المناسب، لا بدّ من إعلام الأفراد وإرشادهم وتشجيعهم وقيادتهم نحو تحقيق الأهداف، فإذا تمت العملية الإدارية بدقة، فإن مسؤولية التوجيه تصبح سهلة وميسرة، وإذا اختلت هذه العملية في إحدى مراحلها ولم تلق العناية التي تستحقها، فلابد وأن ينعكس هذا الاختلال في وظيفة التوجيه، فمثلاً إذا لم توزع الواجبات على الأفراد والأقسام والإدارات لكي تسهم في تحقيق الأهداف والخطط فسوف يؤدي ذلك إلى ضعف الالتزام تجاه المنظمة والتهرب من المسؤولية([11]).

كما تتمثل أهمية التوجيه الإداري في أدائها الذي يتعين على المستويات الإدارية كافة، وتتزايد أهميته في المستويات الدنيا حيث تكون العلاقة مباشرة بين الرئيس والمرؤوسين، ففي هذه المستويات يتم اتصال المدير بالمرؤوسين مرات عديدة؛ لتبادل الرأي في شأن مشاكلهم وظروفهم المعيشية بالإضافة إلى مشاكل العمل وطرق إنجازه بفاعلية([12]).

في حين أشار بعض الخبراء الإداريين إلى إن  أهمية التوجيه الإداري تكمن في فوائده الناجمة عنه كما يلي([13]):

1.    يسهل التوجيه من مهمة المرؤوسين في استثمار وتوظيف أفضل ما لديهم من إمكانيات شخصية وفنية.

2.  يوفر التوجيه اتصالاً مباشراً بوظائف المرؤوسين، ويساعد على تلبية احتياجاتهم بالشعور بالرضا عن أعمالهم عندما يحققون المستوى المطلوب للجودة.

3.  يتيح التوجيه الفرصة للمرؤوسين للتغلب على نقاط ضعفهم في الأداء، وما يواجههم من مشكلات في العمل، من خلال التوجيه الدائم الذي يقوم به المدير أثناء متابعة الأداء، ما يساعدهم على أداء وظائفهم على نحو أفضل.

4.  يستخدم التوجيه والإرشاد كثيراً كوسيلة للنهوض سريعاً بالمستخدمين الجدد في وقت قصير، وذلك للإلمام بالمعارف والمهارات والاتجاهات التي يعلمها أعضاء الفرق  المكونة حديثاً، بحيث يكون هذا النوع ملازماً ومصاحباً للتدريب المهني.

5.    يرشد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال؛ لضمان عدم الانحراف عن تحقيق أهداف المنظمة.

6.  يُدرب ويُسهم في تنمية مهارات العاملين؛ لشموليته على التدريب بطريقة غير مباشرة، فنجد مثلاً أن المدير أو رئيس القسم حينما يقوم بتوجيه العاملين معه لتصحيح الأداء، فهو بذلك يدربهم ويساعد على تنمية مهاراتهم.

مبادئ التوجيه الإداري: يتطلب فن التوجيه الإداري ما يلي ([14]):

§   مبدأ الثقة: ويُشير إلى إيجاد الثقة بمن يصدر الأمر وبعلمه وبإحاطته الشاملة بالموقف وقدرته على المواجهة، بالإضافة إلى إشعارالمرؤوسين بالثقة بهم وتنمية ثقتهم بأنفسهم وبقدراتهم .

§   مبدأ الوضوح والشفافية: ويُؤكد على أن يكون التوجيه واضحاً ومفهوماً، وفي اختصاص من يصدر إليه، وفي حدود قدرته على التنفيذ .

§   مبدأ تجانس الأهداف:  ينادي هذا المبدأ على أن فاعلية التوجيه تتوقف على وجود تجانس بين أهداف الأفراد وأهداف المؤسسة، لأن كل فرد يعمل على تحقيق أهدافه الشخصية من خلال عمله في المؤسسة، إلا إنه من المهم تحقيق أهداف المؤسسة، فهذا يعني تحقيق أهداف العاملين بمعنى إن تحقيق أهداف المؤسسة يعمل على إشباع حاجيات الأفراد.

§   مبدأ وحدة الرئاسة:  يعتبر هذا المبدأ أحد مبادئ التنظيم أيضاً، وينص على أنه لا يكون الفرد مرؤوساً لأكثر من رئيس واحد؛ وذلك منعاً للاحتكاك وضماناً للإحساس بالمسؤولية الشخصية، لأن الأفراد يتجاوبون أكثر وأفضل عندما يوجهون من طرف رئيس واحد.

الأسس العامة للتوجيه الإداري: يُمكن تلخيص الأسس العامة للتوجيه الإداري كما يلي ([15]):  

1.  ضرورة تحديد الهدف، حيث يمثل الهدف المحور الأساسي للتوجيه بأي نشاط داخل المنظمة أي أنه أساس توجيه الجهود المبذولة على مستوى الفرد والجماعة داخلها، وفي هذا الصدد تجدر الإشارة إلى ضرورة وجود اتفاق وتكامل بين أهداف المنظمة ذاتها.

2.    وحدة التوجيه  أساس لتجنب التعارض في الأوامر والتعليمات الصادرة للمرؤوسين سواء أكانوا أفراداً أم جماعات.

3.  ضرورة التعاون بين الرؤساء والمرؤوسين وبين الزملاء في نفس المستوى التنظيمي فالتعاون هو دعامة أي عمل جماعي ناجح.

4.    العدالة في المعاملة مع المرؤوسين وضرورة بناء واتخاذ القرارات على أسس موضوعية .

أدوات التوجيه الإداري:

إن ممارسة وظيفة التوجيه يتطلب توافر عدة أدوات أو وسائل ومن هذه الأدوات والوسائل: القيادة، الدافعية، الاتصال، إصدار الأوامر، اتخاذ القرار، التحفيز وتفويض السلطة،وفي هذا الشأن يُمكن تناول الأدوات على النحو الآتي:

  ‌أ-   القيادة: تُعد القيادة جوهر وظيفة التوجيه ، وإذا أحسن القائد استخدام الاتصال والعمل على  دفع الأفراد للعمل فإنه يصبح الاتصال والدافعية من أكثر الأدوات أو العوامل الحاسمة في تحقيق النجاح القيادي من عدمه ([16]).

 ‌ب-  الدافعية:  هي المؤثر الداخلي الذي يحرك وينشط ثم يوجه السلوك الإنساني نحو تحقيق أهداف معينة،إذ ينبغي على إدارة المؤسسة خلق جو من الأمان والاستقرار والثقة في نفوس العاملين، وعليها أيضاً وضع أهداف سليمة وهيكل تنظيمي متوازن يعمل على تحديد الوظائف والتنسيق الفعال بين أجزاء العمل، كما إن عليها من جهة أخرى تطبيق وسائل رقابية كافية غير مبالغ فيها، والعمل على رفع معنويات الموظف في أداء العمل([17]).

 ‌ج-   الاتصال : يتوقف النجاح في مجال التسيير إلى حد كبير على مقدرة المسير على تفهم الأفراد من جهة وعلى مقدرتهم على تفهم المسير من جهة أخرى، ولا يتفق هذا إلا بالاتصال والذي بواسطته يتم توجيه النشاط في أي تنظيم مهما كان نوعه، ولأن نقل المعلومات من فرد لآخر يعتبر من الضروريات الجوهرية لما يحدثه من تعديل وتغيير في السلوك وتحقيق للأهداف ويساعد الاتصال الجيد على أداء الأعمال بطريقة أفضل([18]).

 ‌د-   اتخاذ القرار:  تلعب القرارات دوراً كبيراً في إقناع الأفراد لما يجب عمله لتحقيق الأهداف، بإشراكهم في عملية اتخاذ القرار، فلا يجوز فقط أن يكون القرار مصمماً لمساعدة المسير على القيام بعمله بطريقة أسهل وأفضل بل يجب أن يساعد الأفراد على تحقيق أهدافهم وأن يعاونهم في العمل؛ لأن القرار يؤثر على أعمال الأفراد([19]).

---

([1]) محمد الصيرفي . مرجع سبق ذكره.ص 132.

([2]) سيد الهواري. مرجع سبق ذكره. ص 98.

 ([3]) سعيد محمد المصري. التنظيم والإدارة مدخل معاصر لعمليات (التخطيط التنظيم القيادة و الرقابة). الاسكندرية: ، الدار الجامعيةللنشر والتوزيع. 1999م. ص 86.

([4])علي شريف . الإدارة المعاصرة . ط2. الاسكندرية : الدار الجامعية للنشر والتوزيع. 1997م. ص  65.

([5]) محمد قاسم القريوتي. مرجع سبق ذكره. ص 105.

([6]) أمينة بواشري . توجه القيادات العربية في ظل العولمة . الاسكندرية: دار الفكر الجامعي للنشر والتوزيع.2005م. ص 67.

 ([7])حسن إبراهيم بلوط. مرجع سبق ذكره. ص 58.

 ([8]) إيهاب صبيح محمد زريق . إدارة العمليات و إتخاذ القرارات السليمة . القاهرة: دار الكتب العلمية للنشر والتوزيع.2001م. ص 74.

 ([9]) إيهاب صبيح محمد زريق . مرجع سبق ذكره. ص 84.

([10]) المرجع السابق. ص 87.

([11]) سليم إبراهيم الحسنية. مبادئ نظم المعلومات الإدارية . عمّان:  مؤسسة الوراق للنشر والتوزيع. 1009م.ص 124.

([12]) المرجع السابق. ص 125.

([13])طارق عبد الحميد البدري . الأساليب القيادية و الإدارية في المؤسسات التعليمية. عمّان:دار الفكر للنشر والتوزيع. 2001م. ص ص 206-207.

 ([14]) حسين حريم. مرجع سبق ذكره.  ص 158.

 ([15])المرجع السابق.  ص 161.

([16])حسين حريم. مرجع سبق ذكره.  ص 164.

([17]) المرجع السابق. ص 165.

 ([18])عبد الغفار الحنفي. مرجع سبق ذكره. ص 256.

 ([19]) طارق عبد الحميد البدري . مرجع سبق ذكره. ص 213.