التنظيم الإداري
د. سُمية عيد
يتضمن التنظيم كوظيفة
إدارية تأسيس علاقات بين نشاطات النظام التي يتم ممارستها، ومستخدميه الذين سيباشروﻧﻬا ويقومون ﺑﻬا ، كذلك بين العوامل المادية والتسهيلات اللازمة لممارسة هذه النشاطات، وحتى ينظم الإداري المصادر المتوافرة وينسق بينها لا بد له من تصميم بناء رسمي للمهام ولعلاقات السلطة التي يتطلبها تحقيق فاعل وكفء للأهداف ، إذ ينصب الاهتمام
في التنظيم على تجزئة العمل المراد القيام به ، وتحديد جماعة العمل ، وتشكيل مراتب السلطة ، وإيجاد توازن بين السلطة والمسؤولية([1]) .
لقد عرف المسلمون التنظيم قبل أن يُعرف في الإدارة الحديثة بما يزيد على أربعة عشر قرناً وذلك من واقع مبادىء الشريعة الإسلامية
كمبدأ الشورى الذي من تطبيقاته في العصر الحاضر مجالس الشورى والنواب والشعب ونحو ذلك، ومبدأ الأمر بالمعروف والنهي عن المنكر الذي يقوم على أساس وضع تنظيمات إدارية تتولى الحسبة، ومبدأ التخصص وتقسيم العمل والذي عمل به الرسول صلى الله عليه وسلم وخلفاؤه الراشدون، حيث كانوا يحرصون على وضع الرجل المناسب في المكان المناسب، كما تم في عهد الخليفة عمر بن الخطاب رضي الله عنه إنشاء العديد من الدواوين التي تماثل الوزارات والمصالح في الوقت الحاضر ([2]).
مفهوم
التنظيم:
يُمكن استعراض، مفهوم التنظيم من خلال أدبيات الخبراء والمختصين في الإدارة ، حيث
تبين وجود اختلاف في المفاهيم ، حتى
أصبح تعريف التنظيم وتحديد مفهومة غاية في حد ذاته.
إذ
أشار ([3])
بأن التنظيم يُمثل " عملية
دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات " .
كذلك ذكر ([4])
التنظيم على إنه " الإطار الذي يحدد العلاقات بين الوظائف والواجبات المختلفة
بما يحقق الأهداف التنظيمية أي إنه الحقل الذي تعمل فيه الإدارة باعتباره وظيفة من
وظائف المدير".
كما عرفه ([5])
على إنه " تحديد المهام التي يمكن من خلالها تحديد الأهداف ومن ثم ترتيبها في
شكل وظائف محدده الواجبات والحقوق ومن ثم اختيار وتحديد الأشخاص الذين يقومون بها
" .
في حين عرفه ([6])
بأنه : "العملية التي تتضمن تحديد المهمات وتخصيص الموارد وتهيئة النشاطات
المترابطة للأفراد والجماعات لتنفيذ الخطط ".
هذا وتمت الإشارة إليه على إنه يُمثل "
النسق الذي يحدد الأنشطة والقوى البشرية والعلاقات بينها خلال إطار إداري
معين" ([7]).
ويُعرف التنظيم على إنه : " الكيفية التي
يتم بمقتضاها ترتيب الموظفين بتيسير تحقيق الأهداف المتفق عليها عن طريق توزيع
الصلاحيات وتحديد المسؤوليات" ([8]).
ويصفه
([9])
بأنه: " إطار أو وعاء من صنع الإنسان يؤدي بداخله العمل، أو هو كيان هادف ذو وظائف محددة وشخصية متميزة قائمة بذاتها، وفي داخل هذا هذا الإطار يتم التوفيق والتفاعل بين الموارد الإنسانية والموارد .
ومن المنظور الإسلامي فقد تم تعريف التنظيم على
إنه: "وظيفة إدارية تهتم بتحديد النشاطات المباحة وتقسيم مهامها على الأفراد
كل وفق اختصاصه وموقعه مع بيان طرق الأداء والحقوق والوجبات والصلاحيات اللازمة،
مع الاستغلال الأمثل للإمكانات المتاحة وفقاً للشرع الحنيف من أجل تحقيق أهداف
مشروعة محددة مسبقاً" ([10])
أهداف وظيفة التنظيم:
1. وضع الإطار لتنفيذ الخطط و البرامج
الموضوعية لتحقيق أهداف المؤسسة.
2.
تجميع الموارد
المختلفة اللازمة لتحقيق الأهداف.
3. تحديد الأنشطة والمهام ؛ لتحقيق رسالة المؤسسة و أهدافها.
4.
تصنيف الأنشطة
وتجميعها وفق أسس محددة، و تحديد الصلاحيات والواجبات المرتبطة بها.
5.
توصيف شكل وطبيعة العلاقات بين المهام، بما يمكن الأفراد من التعاون فيما بينهم.
6.
توفير العمال
وتقسيم العمل بينهم و توزيع الأدوار عليهم تبعاً لقدراتهم.
7.
تنسيق جهود العمال وإنشاء شبكة متناسقة من الاتصالات بينهم؛ لتحقيق الأهداف المرجوة.
8.
إيجاد التوازن
بين الأهداف والموارد، باستخدام الأسلوب الأمثل ؛ لتحويل الموارد إلى النتائج المتوقعة مع الأخذ بعين الاعتبار العوامل الخارجية المؤثرة على ذلك.
مبادئ التنظيم الإداري:
1.
مبدأ وحدة الهدف العام: ويتمثل في عدم تعارض أهداف الأجزاء التنظيمية كونها مستمدة من الهدف العام وتسعى لتحقيقه.
2.
مبدأ تكافؤ السلطة والمسؤولية: الذي
يُشير إلى المساواة بين السلطة كحق والمسؤولية كواجب؛ لأن السلطة ضرورية لإنجاز
المسؤولية.
3.
مبدأ وحدة الأمر: بحيث يتم تلقي الأوامر من رئيس واحد لتجنب ازدواجية الأوامر واضطراب الأعمال.
4.
مبدأ وحدة التوجيه: حيث يكون كل رئيس مسؤولاً عن برنامج معين من النشاطات.
5.
مبدأ تدرج السلطة: بمعنى الترتيب المتدرج
للوظائف؛ للوصول إلى سلسلة مستمرة من المستويات العليا إلى المستويات الدنيا.
6.
مبدأ تقسيم العمل: والذي يُشير إلى تقسيم العمل إلى نشاطات، ثم تجميع تلك النشاطات في إطارالتكامل والتنسيق؛ للاستفادة من مزايا التخصص في السرعة و الإتقان
و الإنتاجية المرتفعة.
استكمالاً لمبادىء التنظيم أورد ([13])
ما يلي:
1.
مبدأ الوظيفة : والذي يُشير إلى ضرورة بناء التنظيم حول الوظائف والأنشطة وليس حول
الأفراد.
2.
مبدأ ديناميكية التنظيم: بمعنى استجابة التنظيم لأي تغيرات بيئية قد تحدث، وتعديله بما يؤدي إلى نموه واستمراره.
3.
مبدأ الإشراف: بمعنى تحديد عدد ملائم من الأفراد الذي يمكن الرئيس من الإشراف بكفاءة و فاعلية.
4.
مبدأ التغطية الشاملة: يُؤكد
هذا المبدأ على عدم إهمال أي مهمة دون مسؤول.
5.
مبدأ الوضوح : يُشير إلى ضرورةة معرفة كل فرد واجباته بالتحديد والصلاحيات المخولة له للقيام بمسؤولياته .
6.
مبدأ التنسيق: يُشير إلى ضرورة تنسيق جهود الأفراد و الجماعات
التي تتألف منها المؤسسة لتحقيق الأهداف المرجوة.
7.
مبدأ التوازن : يُشير إلى الملاءمة بين السلطة
والمسؤولية،
وبين المركزية واللامركزية،
وبين أهداف المؤسسة و الظروف
البيئية المؤثرة عليها.
عناصر
التنظيم الإداري:
يشمل
التنظيم مجموعة من العناصر المترابطة والتي تشكل
إطاراً يساعد المؤسسة على العمل بفاعلية كوحدة واحدة ، ومن تلك العناصر
ما يلي ([14]):
1.
أنشطة وأعمال
متعددة يمارسها مجموعة من العناصر البشرية أي الأفراد العاملون في المؤسسة.
2.
عناصر إنسانية
مكونة من رؤساء و مرؤوسين
عل شكل جماعات عمل تكلف بأداء الأنشطة.
3.
الإمكانيات أو الموارد المتاحة من مواد أولية وطاقة ومال ومعلومات
وتكنولوجيا، وما إلى ذلك.
4.
النظم والإجراءات
والطرق والخطوات والمراحل المخططة لأداء الأعمال.
5.
هيكل تنظيمي
تعمل ضمنه العناصر الإنسانية، والذي يوضح من هو الرئيس ومن هو المرؤوس، وخطوط الاتصالات التي تربط بين هذه العناصر.
6.
العناصر غير الملموسة كالقيم المشتركة بين أعضاء التنظيم والدوافع والحاجات، وما إلى ذلك.
أهمية وظيفة التنظيم
1. تحقيق الوفرات الاقتصادية للمؤسسة باستخدام الطاقات البشرية و الإمكانيات
المادية المتوفرة.
2. تحقيق التعاون والانسجام بين الأفراد العاملين من خلال تجميع وتنسيق الجهود الفردية، وتعظيم الاستفادة من نتائج التفاعل بين أفراد العمل.
3. تحديد العلاقات بين الموظفين في المؤسسة؛ الأمر الذي يساعد كل فرد على معرفة موقعه الإداري وعلاقاته بر ؤسائه ومرؤوسيه وزملائه
في العمل.
صيغ وأنواع التنظيم
يُشير عدد من خبراء
الإدارة إلى صيغتيْن أساستيتيْن للتنظيم ، يُمكن الإشارة إليهما بما يلي:
§ النوع الأول: النموذج الرسمي للتنظيم: يتمثل هذا النموذج في الالتزام الكامل والحرفي بالقرارات الرسمية التي
تتعلق بصنع التنظيم وتحديد مسيرته بصورة مكتوبة أو مستمدة من التقاليد والأعراف،
بحيث يتم تطبيقها من خلال السلوك التنظيمي ومعاييره وإجراءاته بدقة متناهية ([16]).
النوع الثاني: النموذج غير الرسمي للتنظيم: يتمثل هذا النموذج في وحدات العمل وأقسامه الفرعية، ويُشير إلى تنظيمات
غير محددة رسمياً، بحيث يتم بدوافع وأهداف ترتبط بالطبيعة الإنسانية للروابط
البشرية،إذ يُذعن أعضاء التنظيم لقيادة غير رسمية فيما بينهم يدينون لها بالولاء،
ويقومون بتلبية توجيهاتها وأوامرها، وبمعنى آخر فإن هؤلاء القادة يتحكمون بمقدرات
ومعدلات الإنتاج بوسائل غير رسمية تُكمّل الوسائل الرسمية في حال توافقهما، والعكس
صحيح، من هنا ينبغي وضعها في الاعتبار عند توزيع المهام وتحديد
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق