الرقابة الإدارية

الرقابة الإدارية

د. سُمية عيد

ترتبط وظيفة الرقابة الإدارية بالتخطيط الإداري، فالمدير الذي لا يستطيع أن يُخطط لا يستطيع أن يُراقب، إذ إن دور المدير كمرشد ومراقب يساعد المنظمة على إنجاز الخطط التي وضعتها الإدارة العليا، حيث يتم وضع المعايير زمقارنتها بالأداء الفعلي، ثم اتخاذ الإجراء التصحيحي اللازم، بمعنى اتخاذ قرارات لتصويب الوضع القائم في حال وجد الخلل أو لمعالجة نواحي القصور والعجز التي أسفرت عن عدم كفاءة المخرجات، ما يستوجب اتخاذ قرار بشأنها([1]).

فالرقابة ضرورة واضحة في العملية الإدارية، فالموظف لا يستطيع أن يوظف العمل بدون أن يكون متحكماً في القوى المنشطة له، أو العوامل المرتبطة به، فالمدير يقوم بدوره كمراقب من خلال متابعته لأداء العاملين؛ ليتسنى له اتخاذ القرار القرارات لتصحيح ما قد يظهر من أخطاء، ومعالجة ما قد يظهر من قصور في العمل الإداري([2]).

للتعرف على مفهوم الرقابة يرى ([3]) الرقابة الإدارية بأنها:" وظيفة مكملة للوظائف الإدارية الأخرى، وحيوية؛ لضمان تنفيذ الأوامر والتعليمات التي يُصدرها المدير، إذ نادراً يكون العامل أو الموظف الذي يُمكن أن يُؤدي عمله دون لرقابة أو حتى متابعة من رؤسائه؛ لأن الموظف أو العامل مهما كانت مقدرته إلاّ إنه يحتاج لمن يُراجع ما هو مقبل عليه من أعمال".

وتُعرف الرقابة الإدارية أيضاً على إنها: " تُمثل نظاماً للتعرف على مدى تنفيذ الأعمال ومدى نجاح المنظمة  في الوصول إلى أهدافها وغاياتها، من خلال مقارنة ما تم تنفيذه فعلاً مع ما هو مخطط له، ومن ثم تعديل الأعمال وفق نتائج التنفيذ، وبذلك تتحسن مقدرة المنظمة على إنجاز أهدافها وغاياتها([4]). 

يُمكن تعرف مفهوم الرقابة الإدارية من خلال استعراض مستوياتها كما يلي ([5]):

§   المستوى الأول: الرقابة التشغيلية:هي الرقابة التي تتم للتأكد من تطبيق الخطط التشغيلية وتوجيه النتائج بشكلٍ يومي واتخاذ الأعمال التصحيحية في حال وجود حاجة لذلك، وتُطبّق الرقابة التشغيلية في المستويات الإدارية الدنيا .

§   المستوى الثاني: الرقابة التكتيكية: هي الرقابة التي تركز على تخمين تطبيق الخطط التكتيكية على مستويات الأقسام، وربط التوجيه بالنتائج الدورية واتخاذ الأعمال التصحيحية في حال وجود حاجة لذلك، وتُطبّق الرقابة التكتيكية في الأقسام الإدارية.   .

§   المستوى الثالث: الرقابة الاستراتيجية: هي الرقابة التي تهتم بالخطط الاستراتيجية من خلال توجيه العوامل البيئية ، وتقييم آثار الأعمال الاستراتيجية التنظيمية، وتُطبّق الرقابة الاستراتيجية في المستويات الإدارية العليا.  

مبادئ الرقابة الإدارية: ترتكز الرقابة الإدارية على مبادىء عديدة ، إذ يرى بعض المختصين أنها تمثل ما يلي:

§ المبدأ الأول: الموضوعية: ويتمثل في ابتعاد المدير عن المعايير الذاتية والشخصية التي قد تُؤثر سلباً على مسيرة العمل الإداري([6]).

§ المبدأ الثاني:الدقة: ويتمثل في تحري صحة المعلومات ودقتها؛الأمر الذي يُسهم في اتخاذ القرارات التي من شأنها أن  تعمل على تصويب الأخطاء ، ومعالجة القصور ([7]).

§ المبدأ الثالث: التكامل : يُؤكد هذا المبدأ على أهمية الربط بين النظام الرقابي والنظام التخطيطي، إذ إن شمول عملية التخطيط على الأهداف والسياسيات الإدارية، والوسائل والأساليب الرقابية، يدعم عملية التنسيق بين النظام الرقابي والأنظمة الإدارية الأخرى وبالتالي يدعم التكامل بينها([8]).

§  المبدأ الرابع: الوضوح: ويُشير هذا المبدأ إلى ضرورة توفير الوسائل والأساليب التي من شأنها أن توضح وظيفة الرقابة الإدارية لكلٍ من المدير والعاملين أو الموظفين كالرسوم التوضيحية، والبيانات الإحصائية والخرائط المفاهيمية([9]).

§ المبدأ الخامس: الوقاية: يُؤكد هذا المبدأ على أهمية الوقاية من الوقوع في الأخطاء والتقصير والانحراف من خلال الاهتمام بتصحيح الأخطاء، والاهتمام بمعالجة القصور في العمل، بالإضافة إلى الاهتمام بتحقيق الأهداف المرجوّة ([10]).

§ المبدأ السادس: الاقتصادي: ويتمثل في ضرورة مراعاة الرقابة الإدارية لارتفاع مستوى العائد المالي للمنظمة، ويتحقق ذلك من خلال تطبيق الموضوعية والدقة والوضوح وبالتالي ضبط التكاليف ؛ بالاعتماد على التطبيق بأقل التكاليف([11]).   

أشكال الرقابة:

تختلف أشكال الرقابة الإدارية باختلاف المعيار أو الأساس المستخدم للتصنيف، وفيما يلي أهم المعايير المستخدمة للتعرف على أشكال الرقابة الإدارية:

أولاً: الرقابة الإدارية وفق زمن الممارسة: وتُقسم إلى ثلاثة أقسام كما يلي([12]):

§   الرقابة السابقة Feed for control: تهدف إلى منع وقوع الخطأ ، وقد تُسمى بالرقابة الأولية، أو المبدئية، أو الوقائية.

§ الرقابة الجارية (المتزامنة)  control Concurrent : وهي بمثابة نقاط تفتيش للتأكد من الاستمرارية في العمل، وتوصف أيضاً بالغربلة.

§ الرقابة اللاحقةcontrol  Feed back: تتم هذه الرقابة بعد الانتهاء من العملية وإتمام الخدمة، للتأكد من مطابقتها لما هو مخطط له.

ويُمكن توضيح أشكال الرقابة وفق هذا المعيار من خلال الشكل الآتي:

أشكال الرقابة وفق زمن الممارسة

 

المصدر: بلال خلف السكارنة. التخطيط الاستراتيجي. عمّان: دار المسيرة للنشر التوزيع. 2010م. ص 308.

يتضح من خلال الشكل  إنه يُمثل أشكال الرقابة الإدارية وفق زمن الممارسة، إذ يتبين إن مدخلات العمل هي محور عمل الرقابة السابقة؛ كونها الرقابة المبدئية للأعمال، ويتبين إن عمليات الأعمال المختلفة داخل المنظمة هي محور عمل الرقابة المتزامنة؛ من خلال إجراء تصحيح الأخطاء، ويتبين أيضاً إن مخرجات العمل هي محور عمل الرقابة اللاحقة.

ثانياً: الرقابة الإدارية وفق طريقة التنفيذ: وتُقسم إلى قسمين كما يلي([13]):

§ الرقابة المباشرة: وتشير هذه الرقابة إلى إجراء مقابلات شخصية أو وجهاً لوجه ؛ لتوجيه العمليات، أو زيارات يقوم بها الرؤساء ؛ للتعرف على المشكلات والتحديات التي تواجه التنفيذ في الوحدات المختلفة.

§ الرقابة غير المباشرة: تُؤكد هذه الرقابة استخدام التقارير وأشكال أخرى مكتوبة لرقابة العمليات، كالتقارير الدورية الشهرية التي تُرسل إلى الرؤساء أو الميزانية.

ثالثاً: الرقابة الإدارية وفق مجال التطبيق: لقد تم تقسيم الرقابة وفق هذا المعيار إلى رقابة كمية ورقابة نوعية كما يلي([14]):

§   الرقابة الكمية: تهتم بكمية الأداء، ومدى مطابقة الأداء لما هو مخطط له.

§   الرقابة النوعية: تهتم بكيفية أداء العمل أو الخدمة.

رابعاً : الرقابة الإدارية وفق معايير أخرى: يرى بعض الخبراء الإداريين إنه يُمكن تقسيم الرقابة إلى ما يلي([15]):

§ رقابة محاسبية: وتتعلق برقابة الأداء المالي، والذي يُشير إلى تحقيق الأهداف المالية المخططة بالاعتماد على بعض المقاييس المالية.

§ رقابة إدارية: تهتم هذه الرقابة بتحقيق الأهداف الاستراتيجية ، والتي تتطلب تقييم مدى التقدم باتجاه تحقيق رؤية المنظمة وأهدافها.

مجالات الرقابة الإدارية:

يُمكن إجمال مجالات الرقابة الإدارية فيما يلي ([16]):

1.  الرقابة المالية: تتضمن الرقابة المالية تقييم الربح والعائد على الاستثمار؛ بهدف الحصول على الأموال المطلوبة بالقدر المناسب وفي الوقت المناسب، واستخدامها بشكلٍ فعال؛ لتحقيق الأهداف المطلوبة.

2.  رقابة العمليات الداخلية: تهدف هذه الرقابة إلى تحسين نوعية الإنتاج من خلال تقليل  أخطار العمل وأخطاء الإنتاج، بمعنى آخر تهتم بتحسين جودة الخدمة.

3.  رقابة رضا الزبون: تتضمن هذه الرقابة الاهتمام بتحسين العلاقات مع الزبائن من خلال زيادة العناية وتقليل نسبة الشكاوي، وتقليل فترة الانتظار، إضافة إلى تحسين العلاقات الخارجية؛ لتحسين سمعة المنظمة مع الأطراف الخارجية، كذلك تحسين سمعة المنظمة بين أفراد المجتمع .

يُمكن القول إن الرقابة الإدارية هي وظيفة مكملة للوظائف الإدارية الأخرى، إذ يأتي العمل بها بعد التخطيط الإداري والتنظيم الإداري والتوجيه الإداري.

كما يتبين إن أنواع وأشكال الرقابة الإدارية تختلف باختلاف المعيار المستخدم للتقسيم، ويتبين أيضاً إن كل معيار يهتم بجانب معين في المنظمة، ويتبع ذلك لطبيعة المنظمة وفلسفتها ورؤيتها ورسالتها التي وُجدت من أجلها.

هذا ويُمكن التعرف على أهمية الرقابة الإدارية من خلال ما تم طرحه في مجلات ومبادىء الرقابة الإدارية، إذ تتمثل أهميتها والفائدة المرجوة منها بما يلي:

1)     الإسهام في تحسين جودة الخدمة.

2)     الإسهام في تحسين نوعية الإنتاج .

3)     العمل على تقليل أخطار العمل وأخطاء الإنتاج.

4)     الإسهام في تحسين العلاقات مع الزبائن.

5)     الإسهام في تحسين سمعة المنظمة مع الأطراف الخارجية.

6)     الاهتمام بتصحيح الأخطاء، والاهتمام بمعالجة القصور في العمل.

---

 ([1]) توفيق محمد عبد المحسن. تخطيط ومراقبة جودة المنتجات. القاهرة: دار النهضة العربية للتوزيع والنشر. 1999م. ص 201.

 ([2]) المرجع السابق. ص 202.

 ([3]) محمد حسنين العجمي. الإدارة والتخطيط التربوي: النظرية والتطبيق.  ط 2. عمّان: دار المسيرة للنشر والتوزيع. 2010م. ص 334.

 ([4]) بلال خلف السكارنة. التخطيط الاستراتيجي. عمّان: دار المسيرة للنشر التوزيع. 2010م. ص 306.

 ([5]) بلال خلف السكارنة. مرجع سبق ذكره، ص 307.

 ([6])علي الشريف. الإدارة المعاصرة . الاسكندرية:  الدار الجامعية للنشر والتوزيع. 2002م. ص 379.

 ([7]) إيهاب صبيح محمود رزق .الإدارة: الأسس و الوظائف. القاهرة: دار الكتب العلمية للنشر و التوزيع. 2001م.ص 168.

([8])علي الشريف. مرجع سبق ذكره . ص 378.

([9]) محمد فتحي. مصطلح إداري: بيان وتوضيح. القاهرة : الدار الإسلامية للنشر والتوزيع. 2003م. ص296.

([10]) المرجع السابق. ص 296.

([11]) المرجع السابق. ص 294.

([12]) بلال خلف السكارنة. مرجع سبق ذكره. ص 308.

 ([13]) محمود المساد. الإدارة الفاعلة. بيروت. المكتبة اللبنانية للتوزيع والنشر. 2002م. ص 247.

 ([14]) المرجع السابق. ص 248.

 ([15]) محمود المساد. مرجع سابق. ص 249.

([16]) بلال خلف السكارنة. مرجع سبق ذكره. ص ص 309-310.